La primera opción del menú principal “Procesamiento masivo de XMLs” abre una pantalla con todas las opciones necesarias para organizar el contenido de la carpeta de descarga de los servidores de SAT, de todos los comprobantes CFDI 3.3 de un contribuyente
Seleccionar carpeta con XMLs.
Seleccionas la carpeta donde están todos los XMLs descargados del SAT y la aplicación seleccionará todos los archivos en formato XML que encuentre en dicho directorio
El programa hace una lista de todos los archivos XML detectados y los prepara para organizarlos según el criterio de organización que se requiera.
Esta organización masiva de archivos se realizará en otra carpeta seleccionada por el usuario, dejando la fuente de datos original intacta, tal cual se la descargó de los servidores de SAT.
Importante: La carpeta de destino, donde se guardarán los archivos organizados, debe estar vacía para evitar “contaminar” la información con archivos que no pertenezcan al conjunto de datos originales.
Una ves seleccionada la carpeta de destino, el programa permitirá seleccionar el criterio de organización de la información. A cada criterio lo llamamos “Nivel de organización”.
Existen 4 niveles de organización de XMLS:
Nivel 1. Solo Renombrar: Se copiará cada archivo XML de la carpeta original con un nombre significativo para que el usuario puede reconocer el tipo de comprobante CFDI de cada XML, el RFC emisor y receptor, y el UUID que identifica unívocamente a cada documento.
Nivel 2. Renombrar y organizar por “EMITIDOS” y “RECIBIDOS”: Esta opción guarda cada archivo (previamente renombrado) en dos carpetas distintas, diferenciado los comprobantes que el emisor ha timbrado de los comprobantes que el emisor ha recibido.
Nivel 3. Renombrar y organizar por MES-AÑO + EMITIDOS Y RECIBIDOS: Esta opción agrega un nivel mas de organización, acomodando todos los documentos XMLs en carpetas identificadas por el mes y el año del comprobante.
De esta manera, se simplifica la localización de comprobantes permitiendo buscarlos por fechas de emisión y recepción.
¿Cómo funciona la organización de archivos por períodos de tiempo?
El programa, al leer los XMLs descargados, determina la fecha mínima y máxima de todos los comprobantes. Divide a ese intervalo mensualmente y crea una carpeta para cada intervalo identificada con el número de mes y año de los CFDIs que almacenará en su interior.
Por ejemplo. En una descarga masiva de SAT para un contribuyente determinado, se detecta que el primer comprobante tiene fecha del 5 de enero de 2020, y el último comprobante es del 15 de Julio de 2021.
El programa crea una carpeta mensual, identificándola con el número del mes y del año: “01-2020”, “02-2020”, y así sucesivamente hasta llegar a “07-2021”.
Dentro de cada una de esas carpetas copiará los archivos renombrados, diferenciándolos entre “EMITIDOS” y “RECIBIDOS”.
Nivel 4. Renombrar, organizar Mes-Año + EMITIDOS y RECIBIDOS verificando Listas
Es el nivel mas avanzado de organización de comprobantes CFDI y permite aplicar al nivel 3 el cruce de datos con listas de RFCs previamente diseñadas. De esta manera se puede identificar en un solo paso si algún CFDI está asociado a alguna de las listas negras de SAT.
Ideal para verificar comprobantes contra listas negras de SAT, las condiciones que tienen que cumplirse para utilizar este nivel de organización de archivos son:
- No se puede repetir un RFC dentro de una lista.
- El RFC del contribuyente no puede participar de ninguna lista.
- No puede haber RFCs repetidos entre listas.
- La aplicación valida que se cumplan las 3 condiciones para la verificación de listas.
- Puede seleccionar todas las listas que considere necesarias.
- Haciendo click en el botón de selección de listas, el programa le permitirá elegir un archivo de extensión “.lista”.
En caso de encontrar una coincidencia, el programa creará una carpeta con el nombre de la lista donde alojará a los archivos coincidentes, permitiendo localizar de inmediato los comprobantes pertenecientes a alguna lista, en el intervalo de tiempo correcto, identificando si es un comprobante recibido o emitido.
El RFC del contribuyente.
Excepto la organización del nivel 1, que solo renombra los archivos para identificar el tipo de comprobante, los niveles 2, 3 y 4 requieren identificar el RFC del contribuyente cuyos CFDIs se están procesando.
Este dato se ingresa en cuadro de texto RFC del contribuyente y es obligatorio ingresarlo para los últimos 3 niveles de organización de archivos.
Organizar todos los archivos
Haciendo clic en el botón “Procesar XMLs” el programa hace la organización masiva de archivos de manera automática.
El procesamiento de archivos dura unos segundos, y el resultado se refleja automáticamente en la carpeta de destino seleccionada. EL programa le mostrará el resultado del procesamiento, archivo por archivo y carpeta por carpeta.
